Messen Sie die Qualität Ihrer Dokumente
Zürich (pts043/14.04.2005/13:57) Dr. Konrad Staudacher, Doku-Technik-Experte in Zürich, legt eine Methode vor, wie Sie die Qualität Ihrer professionellen Dokumente nachhaltig verbessern sowie einfach und sicher bewerten können: Briefe - Berichte - Bücher.
'Form and function mirrow content': Form und Funktion spiegeln den Inhalt. Auf diesem Prinzip baut die neue Methode auf. Sie erreichen eine gute Qualität Ihrer Dokumente anhand von zwei Massnahmen (dieser Artikel als Beispiel).
Sie visualisieren die Themen im Dokument anhand von Titeln (Fettschrift). Dabei fügen Sie nicht nur Titel für Kapiteltitel ein, sondern betten neu auch im Text Titel ein. Zudem strukturieren Sie den Text anhand von Aufzählungen (bis zu drei Stufen tief), um die Hierarchie Ihrer Aussagen sichtbar zu machen. Dabei erhalten auch die Aufzählungspunkte auf der obersten Aufzählungsstufe jeweils einen Titel (siehe Figur).
Sie ermitteln die Qualität Ihrer professionellen Dokumente anhand einer einfachen Formel für die Anzahl Themenebenen im Dokument (siehe http://www.iwm-docu.com / IWM-Publikationen).
Zum effizienten Visualisieren benutzen Sie am besten einen Texteditor der 3. Generation wie ProWord der Information Windowing Group. Als Zusatz zu Microsoft Word unterstützt ProWord das Visualisieren optimal.
In unserer Kultur visualisieren wir die Themen in den Kapiteltiteln schon lange (1. Hälfte der Themen). Uns fehlt aber die Gewohnheit noch weitgehend, die Themen im Text zu visualisieren. Aber erst damit machen sich Schreiber und Leser die 2. Hälfte der Themen wirklich bewusst.
Das Visualisieren der Themenebenen bringt weit mehr Vorteile als nur gerade die veränderte Darstellung des Inhalts: Mit etwas Übung entsteht eine hohe Effizienz beim Schreiben und beim Lesen.
Wie schätzen Sie die Qualität Ihrer eigenen Dokumente anhand der neuen Erkenntnisse ein?
Für weiterführende Angaben verweisen wir Sie auf den Internet-Auftritt der Information Windowing Group: http://www.iwm-docu.com .
Aussender: | IWG Information Windowing Group |
Ansprechpartner: | Dr. Konrad Staudacher |
Tel.: | +41 44 361 61 77 |
E-Mail: | ks.iwgzh@iwm-docu.com |